Один из самых простых и часто упускаемых из виду аспектов организации — это систематизация файлов на вашем компьютере. Каждый раз, когда вам приходится копаться на жестком диске в поисках документа, который вы не можете найти, или вам приходится делать ненужные клики для доступа к папке, вы не так продуктивны, как могли бы быть. Вы тратите драгоценное время, которое могли бы использовать на то, что поможет вам двигаться вперед к своим целям. Ваше время, однажды использованное, вы никогда не сможете вернуть, и если вы ничего не сделаете со своими методами организации файлов, вы будете продолжать тратить свое время, просто копаясь в файлах.
Вы не должны жертвовать своим временем на поиск важных файлов. Вы должны найти файл за пять секунд, а не за пять минут. Организация не должна быть сложной.
Давайте рассмотрим некоторые рекомендации по организации файлов и созданию системы хранения документов для максимальной эффективности и производительности.
Идея файловой системы восходит к старым добрым дням картотеки и бумажных файлов и папок. Преимущество бумажной системы хранения документов заключалось в том, что вам действительно приходилось думать о том, куда поместить файлы, чтобы вы могли легко найти их, когда они понадобятся. Когда ваши файлы цифровые, вы не можете их увидеть или потрогать. Слишком легко иметь файлы, разбросанные по всему жесткому диску.
Человечество разработало множество стандартов классификации. Например, для Unix-систем это Filesystem Hierarchy Standard, «стандарт иерархии файловой системы».
Цели цифровой файловой системы
У вашей файловой системы есть три основные цели:
- Простота хранения. Вы не хотите, чтобы ваша файловая система представляла собой огромный иерархический лабиринт. Вы хотите, чтобы файлы сохранялись быстро и легко, чтобы ваша система не вызывала затруднений.
- Простота поиска. Вы хотите, чтобы ваша система позволяла легко находить нужный файл или папку, просматривая папки или используя поиск.
- Возможность повторного использования. Где возможно, вы хотите использовать шаблоны и правила имен, которые поддерживают две предыдущие цели.
Несколько простых правил организации ваших файлов
Давайте начнем с некоторых простых правил управления вашими файлами и папками.
Не размещайте файлы на рабочем столе
Ваш рабочий стол должен быть чистым и отображать те великолепные обои с высоким разрешением, которые у вас есть. Он должен содержать вашу корзину, и это все.
Иногда может быть удобно поместить один или два файла на рабочий стол для временного хранения, если вы регулярно обращаетесь к ним и вам пока не нужно их сохранять.
Ограничьте создание папок
Когда вы создаете папки, думайте о минимуме. Большинство файлов могут поместиться где-то в вашей иерархии, если вы хорошо поработали над ее первоначальным отображением.
В общем, создавайте новые папки только в том случае, если вы неоднократно возвращаетесь, чтобы сохранить похожие файлы в одном и том же месте, только чтобы обнаружить, что его еще не существует. Вы будете знать, когда придет время создать еще один уровень в иерархии, а не создавать обширное многоуровневое дерево до того, как оно вам понадобится.
Называйте файлы и папки с заделом на будущее
Одна из целей организации наших файлов — «Легко найти». Ключевой способ добиться этого — подумать о том, как вы называете свои папки и файлы.
Это не должно быть чем-то сложным. Попытайтесь представить обстоятельства, при которых вам это понадобится, и какие слова вы, вероятно, будете использовать, пытаясь найти это. Это напоминает подбор ключевых слов для научной статьи.
Подумайте об оптимизации наименования телефонного счета. Считаете ли вы, что «phone bill.pdf» — хорошее имя? Возможно нет. Телефонный счет за «июль.pdf» не лучше.
Поэтому, когда вы называете этот телефонный счет, подумайте, как вы можете его искать. Вероятно:
По дате (мне нужен счет за телефон за июль 2017 г.)
По компании (мне нужен телефонный счет Ростелеком или МТС)
По типу документа (хочу телефонный счет)
Таким образом, хорошее имя позволит вам просматривать файлы в папке и сразу же видеть, что представляет собой каждый файл, не открывая его. Это даст вам вещи, которые вы можете использовать для поиска.
Таким образом, хорошим именем файла в данном случае может быть «07-2017 Ростелеком счет.pdf».
Та же концепция применима к папкам. Бесполезно иметь кучу папок под названием «Счета» внутри других папок. Было бы лучше назвать папку «Счета МГТС» (даже если она находится внутри главной папки МГТС), чтобы вы могли использовать это имя для поиска позже. Это значительно ускоряет и упрощает работу с клавиатурой.
Dropbox и синхронизация файлов
Прежде чем мы перейдем к тонкостям организации каталогов, я хочу упомянуть о Dropbox и других подобных сервисах.
Службы синхронизации (в том числе встроенные в macOS и Windows 10) — это великолепные инструменты для доступа к важным документам между различными устройствами и возможности продуктивной работы, где бы вы ни находились. Они также отлично подходят для обмена цифровыми файлами с другими людьми.
Широко используется Dropbox, но многие используют Яндекс Диск, iCloud Drive или OneDrive, также популярны Box и Google Drive.
Структуры и стратегии, о которых мы здесь говорим, могут использоваться в вашей локальной файловой системе или могут быть синхронизированы с облаком, если вы поместите структуру папок в специальную папку для выбранной вами службы.
Папка с документами
Независимо от того, используете ли вы Windows или Mac, вы, скорее всего, будете использовать папку /username/Documents на своем компьютере. (Конечно, если вы используете Windows, косая черта — это \, а не /.)
Если вы выполняете на своем компьютере как рабочие, так и личные задачи, вам следует создать две папки, чтобы разделить ваши личные и деловые элементы.
Если вы используете Dropbox, это может выглядеть так:
/Dropbox/Бизнес
/Dropbox/Личное
Если вы не используете Dropbox, вы можете сделать это аналогичным образом:
/Документы/Бизнес
/Документы/Личное
Личное
То, как вы мысленно разделяете свою жизнь, в основном определяет то, как вы организуете личную папку. Очень простым разделением может быть образование, работа, семья, финансы, здоровье, дом, покупки, путешествия и транспортное средство.
Тогда под ними может быть умеренное количество подпапок. Например, если вы управляете информацией как для ваших детей, так и для ваших родителей, вы можете разделить «Семья»:
/Документы/Семья/Ивановы (Мои родители)
/Документы/Семья/Сидоровы (моей жены)
/Документы/Семья/Дети
Если ваш разум идет таким путем, вы также можете разделить жизнь по сферам, например:
/Документы/Финансы
/Документы/Общество
/Документы/Хобби
/Документы/Мысли
/Документы/Здоровье
Общее правило, которому нужно следовать, состоит в том, чтобы выбрать структуру папок, которая соответствует тому, как вы мысленно организуете вещи. Если вы используете систему управления задачами, вероятно, было бы неплохо имитировать структуру, которую вы используете и там.
Бизнес
Ваши деловые документы и то, как вы их организуете, во многом будут зависеть от вашей профессии, отрасли, компании и должности.
Если вы работаете в крупной организации, вы, скорее всего, будете работать с общего диска, и в этом случае структура каталогов обычно будет строго определена, поэтому вам не нужно слишком беспокоиться об этом.
Если у вас небольшая команда или организация, может быть полезно работать вместе над созданием файловой структуры. У вас будет больше шансов получить одобрение, если люди в команде будут частью процесса принятия решений.
Локальное хранилище
Если вы решите хранить некоторые файлы локально или если вы не работаете с общего диска, это во многом зависит от того, что вы делаете. Например, предположим, что вы бизнес-аналитик, занимающийся проектной работой. Ваша структура каталогов может быть организована следующим образом:
/название проекта 1
/имя проекта 1/в работе
/название проекта 1/мозговой штурм
/имя проекта 1/результаты
/название проекта 2
/название проекта 3
/архив
Экономьте время на поиске с помощью подпапок
Каждый проект будет иметь подпапки, связанные с логическими единицами организации, такими как тип работы, заинтересованные стороны или кому вы подчиняетесь. /archive — это место, куда вы будете перемещать свои завершенные проекты, когда они будут завершены. Напротив, скажем, вы интернет-маркетолог, работающий со своего ноутбука на пляжах Геленджика, у вас может быть что-то более похожее на это:
/финансы
/юридический
/маркетинг
/товары
/проекты
/планирование
/системы
/технологии
То, как вы организуете свои связанные с бизнесом каталоги, сводится к тому, как вы решите разделить свой бизнес или работу на логические единицы. Самый простой способ сделать это — взять лист бумаги или белую доску и подробно описать свою компанию/предприятие, основываясь на том, чем вы занимаетесь изо дня в день. Затем сгруппируйте связанные действия в логические группы.
Образец структуры папки
Для начала вот примерная структура папок. Вы можете начать с этого и адаптировать его к вашим потребностям.
Шаблоны папок
Как только вы начнете анализировать, как вы работаете с файлами и папками, вы можете заметить, что у вас есть определенные папки и подпапки, которые вы используете снова и снова.
Это особенно верно для финансовых документов, работы с клиентами и проектной работой.
Может быть очень полезно предварительно создать шаблон папки со структурой, которую вы хотите использовать. Затем каждый раз, когда вы подходите к новому финансовому периоду, подключаете нового клиента или начинаете новый проект, вы можете просто копировать этот шаблон папки.
Два преимущества организации с помощью шаблонов
- Это экономит время. С помощью нескольких щелчков мыши или нажатий клавиш у вас будет создано целое дерево папок.
- Он обеспечивает согласованность. Вы знаете, что ваши папки каждый раз будут называться одинаково, а это значит, что вы с большей вероятностью сохраните вещи в нужном месте, и это значительно упрощает быстрый поиск.
Чтобы создать шаблон папки, просто настройте образец структуры папок. Затем, когда вам это нужно, вы можете скопировать его в Finder на macOS или в проводнике на Windows и вставить в папку с новым клиентом или папку проекта.
Чтобы быть еще более эффективным, вы можете использовать такой инструмент, как Keyboard Maestro, Alfred, Actiona и создать шаблон папки с помощью нескольких нажатий клавиш. Мышка не требуется.
Ярлыки, избранное и средства запуска — ваши друзья
У вас есть определенные папки, к которым вы постоянно обращаетесь? Вместо того, чтобы постоянно копаться в файловой структуре, чтобы добраться до нее, вы можете перетащить папку на боковую панель Finder или File Explorer. Это создаст ярлык непосредственно для этой папки, предоставляя вам доступ в один клик.
Совет: эта функция отлично подходит для тех папок, к которым вам нужен постоянный доступ, но она также отлично подходит, когда вы работаете над проектом. Перетащите папки вашего проекта на боковую панель, пока проект выполняется, и вам нужен быстрый доступ к папке, а затем, когда вы закончите, вы можете просто удалить ее. Ярлыки могут быть временными!
Если вы предпочитаете клавиатуру (что мы настоятельно рекомендуем), научитесь использовать средства запуска приложений, такие как Alfred или LaunchBar на Mac или Listary в Windows. Вы можете начать вводить имя нужной папки и с помощью нескольких нажатий клавиш перейти прямо туда.
Автоматизированная организация
Мы коснулись этого ранее в статье, но как только вы настроите структуру папок, вы сможете значительно повысить производительность, настроив инструмент автоматической организации, такой как Hazel на Mac или DropIt на Windows.
Если вам нужно упорядочить повторяющиеся файлы (например, счета или выписки) и вы можете придумать способ создания для них правил (например, «всегда с именем xyz» или «всегда содержать текст abc»), вы можете использовать эти инструменты для автоматической подачи документов для вас. Все, что вам нужно сделать, это отсканировать или загрузить документ, и ваш инструмент переименует его и перенесет в соответствующую папку.
Заключительные мысли о файловых системах
Цифровые файлы также нуждаются в систематизации как и прочие большие массивы данных. Если вы вначале будете следовать правилам и настроите эффективную иерархию, организация файлов и каталогов будет легкой задачей.